Zeitmanagement Vertrieb. Was soll das bedeuten? Diese Frage mag sich der eine oder andere Vertriebler nun wohl stellen, während er sich intuitiv die Augen verrollt. Zeitmanagement wird mit Hinblick auf Unternehmen stets in einem sehr allgemeinen Kontext betrachtet. Doch gerade „Zeitmanagement Vertrieb“ und Sales Effizienz sind Punkte, denen es mehr Aufmerksamkeit seitens des Unternehmens bedarf, da sie einen sehr großen Einfluss auf größeres Umsatzwachstum und steigende Neukundengewinnung hat. Hier zeigt die Praxis: Der Vertrieb leidet noch immer an mangelndem oder ‚falschem‘ Zeitmanagement. Dies folgt sich negativ auf diverse Sales-Prozesse aus. Doch Fakt ist auch, dass Unternehmen und insbesondere Vertriebsmitarbeiter durch gutes Zeitmanagement besonders profitieren können. Wie das geht? Das erfahren Sie in diesem Beitrag.
Im vierten und vorletzten Teil unserer Miniserie „Sales Effizienz im B2B“ zeigen wir Ihnen zudem, wie Sie interne Vertriebsprozesse nicht nur effektiv und reibungslos meistern können, sondern auch welche Tools dabei besonders ergiebig sind.
Zeitmanagement Vertrieb: Wie passt das zusammen?
Zeitmanagement ist ein Konzept, welches dem Unternehmen viele Vorteile bringt, aber in der Praxis nur ungenügend umgesetzt wird. Optimales Zeitmanagement zeichnet sich im Grunde darin aus, Vertriebsprozesse im Arbeitsalltag effektiv zu organisieren und die „richtigen“ Aufgaben zur „richtigen“ Zeit zu meistern. Der Vertrieb gehört zu den Bereichen, der am meisten davon betroffen ist. Hier ist Produktivität das Mantra. Je effektiver man die Zeit managen kann, umso mehr Zeit hat man für Verkauf. Das bedeutet wiederum mehr Umsatz.
Im Vertrieb wird aber nicht vorgegeben, wie man die Zeit zu managen hat. Jeder Tag ist ein wenig unterschiedlich, also muss man sich auf alles wappnen. Flexibles Zeitmanagement ist hier besonders essenziell. Wenn aber wenig „Zeit“ vorhanden ist, um gute Zeitplanung zu erlernen, so ist es empfehlenswert wenigstens einige Tipps in den täglichen Workflow zu inkorporieren.
Warum der Vertrieb standardisierte Sales-Prozesse benötigt
Zeit ist Geld. Im Vertrieb bleibt dieser Spruch bittere Wahrheit. Wichtig ist, dass der Fokus hier primär auf wertschöpfenden Aktivitäten bleibt, mit denen Sie tatsächlich den Umsatz steigern. Was heißt das nun in der Praxis?
Automatisieren Sie zunächst alle zeitraubenden, wiederkehrenden Aufgaben. Dazu gehören insbesondere „administrative“ Prozesse. Das Reporting für das Management, Reiseorganisation oder gar Reisekostenabrechnungen, Kommunikation mit anderen Abteilungen oder das Einfüttern von Informationen über den eigenen Kunden in zentrale Datenbanken sind beliebte Beispiele. Auch wenn diese Aufgaben auf den ersten Blick nicht so viel Zeit verspeisen, ist es letztendlich die Menge an solchen Aufgaben. So verbringt der Vertriebler durchschnittlich acht Stunden in der Woche mit diesen „administrativen“ Prozessen. Das Einsparen solcher Aktivitäten bringt wertvolle Zeit mit sich, in der sich der Vertriebler vorranging dem Kunden widmen kann.
Auch bei neuen Deals erweisen sich bestimmte Automatisierungsprozesse als wahre Zeitsparer. Zwar variieren Deals je nach Kunde und Kundenproblem, doch wiederholende Muster sind auch hier anzutreffen. Guided Selling und CPQ sind geniale Tools, wenn beispielsweise Zeitersparnis für die Angebotserstellung im Fokus steht. Für wiederkehrende Kundenanfragen sind E-Mail-Vorlagen besonders hilfreich.
Neue Tools richtig verwenden
Die digitale Transformation ist aus dem Vertrieb nicht mehr wegzudenken. Neue Technologien werden gerne erworben, um die Vertriebseffizienz und somit den Umsatz zu steigern. Aber auch der Vertriebler soll davon profitieren. Das Unternehmen erhofft sich noch immer, dass je regelmäßiger und fokussierter digitale Produkte in den Vertrieb eingeführt werden, desto produktiver und effizienter wird der Work Flow der Mitarbeiter. Bedeutet theoretisch: Der Vertriebler kann bestimmte Aufgaben schneller und leichter lösen, wenn er neue digitale Tools bekommt. Ist das aber in der Praxis der Fall? Nicht wirklich. Tools wie ein neues CRM stoßen nach wie vor auf Widerstand – entweder möchte man den Arbeitshabitus nicht aufgeben oder man verfügt schlichtweg nicht über genug Knowhow, um das Tool zu bedienen (Siehe hierzu unsere Miniserie Herzstück CRM). Doch wie bewältigt man solche Probleme?
Workshops, Schulungen oder gezieltes Einzelcoaching bei Bedarf haben sich in der Vergangenheit als hilfreiche Strategien ergeben. Darüber hinaus sind sog. Sales Toolkits besonders für neue Vertriebsmitarbeiter nützlich. Sales Toolkits sind dazu gedacht, um neue Vertriebler einen Überblick zu verschaffen und alle Mitarbeiter auf den gleichen Stand zu bringen. Stellen Sie sich das wie bei einem Fußballteam vor. Wenn ein neuer Spieler gekauft wurde, kann er nicht sogleich auf das Spielfeld. Er muss die Vereinskultur, die Spielpositionen, den Spielstil etc. kennen, bevor er sich in das nächste Match wagen kann. Ein Sales Toolkit hat eine ähnliche Funktion. Es verfügt über alles, was ein neuer Vertriebsmitarbeiter über den Vertriebsprozesse und -strukturen, Buyer Persona, CRM-Workflow, Informationen über die eigenen Produkte und Vertriebskennzahlen wissen sollte.
Strategien für optimales Zeitmanagement
Nachdem einige Probleme dargestellt wurden, die zu Zeitverlust im Vertrieb führen, müssen nun Strategien dagegen entwickelt werden. Hierbei müssen diese mehrdimensional ansetzen und sowohl technische als auch soziale Aspekte einbinden.
Dem Vertrieb müssen zweifellos technische Tool zur Verfügung gestellt werden, sodass das Ziel „steigende Sales Effizienz“ erreicht werden kann. Automatisierte Prozesse sind wahre Helfer und steigern durch die gezielte und richtige Nutzung entscheidend die Vertriebseffizienz. Durch die Automatisierung interner Prozesse zieht aber nicht nur der Vertriebler viele Vorteile für sich. Gutes Zeitmanagement hat gleichermaßen einen positiven Einfluss auf die Kundenzufriedenheit. Der Vertriebler findet nicht nur mehr Zeit für den Kunden, sondern unterstützt ihn durch Tools wie Guided Selling bei einer schnelleren und kompakteren Problemlösung.
Doch für optimales Zeitmanagement reichen technische Tools allein nicht aus. Zeitmanagement impliziert auch einen Wandel in der Denkweise, der sich im Anschluss habituell etablieren muss. Fehlt die Wahrnehmung für die Probleme, die durch mangelndes Zeitmanagement resultieren, so können auch essentielle Tools wenig weiterhelfen. Wie ändert man das aber? Einerseits müssen dem Vertriebler die Folgen von fehlender Zeitplanung vor Augen geführt werden. Dies kann durch Workshops, Webinare oder Schulungen erfolgen. Wichtig ist, dass der Vertriebler erkennt, dass gutes Zeitmanagement sich darin auszeichnet, verschiedene Optionen abzuwägen und die effektivste, also zeitsparendste und zugleich ergiebigste, auszuwählen. Auch Routinearbeiten bzw. wie diese im täglichen Workflow eingebettet und ausgeführt werden, muss der Vertriebler hinterfragen und auf ihre Effizienz und Nutzen hin analysieren.
6 Tipps für solide Zeitplanung
Zeitmanagement ist kein allzu schweres Thema, an dem der Vertrieb verzweifeln sollte. Wenn Vertriebler Prioritäten setzen und ihre Zeit gut einteilen, können sie auch zielführend arbeiten. Zeitdruck und Stress kann man somit vermeiden und mehr Zeit in den Kunden „investieren“. Vorrausetzung bleibt aber die Umsetzung einiger grundlegender Tipps. Hierzu gehören beispielsweise:
1. Priorisieren Sie.
Priorisiert der Vertriebler seine Aktivitäten, so kann er nicht nur die wichtigsten Aufgaben selektieren sondern zugleich auch eine übersichtliche Zeitplanung erstellen, sodass sein Workflow reibungslos und zielorientiert verläuft. Doch nicht alles lässt so wunderbar planen, wie gedacht. Unterbrechungen in Denkphasen, Terminverschiebungen oder andere Änderungen im Zeitplan bilden den Regelfall. Folgendes Beispiel lässt es noch mal illustrieren: Ihr Kollege kommt gerade mit einer Krise angerannt und bittet um Ihren Ratschlag, doch Sie befinden sich parallel in einer Brainstorming Session für einen neuen Kunden. Sie haben fast die ideale Lösung gefunden, doch dieser Notfall bricht Ihr Vorhaben abrupt ab.
Priorisieren kann manchmal ziemlich schwierig sein, besonders wenn man mit vermeidlich dringenden Aufgaben zu kämpfen hat. Doch es bleibt unentbehrlich, wenn effizientes Zeitmanagement auf Ihrer Agenda steht. Ein wichtiges Tool kann beispielsweise die Action Priority Matrix sein, wenn Sie bestimmen wollen, wie ergiebig und wichtig eine Aufgabe ist.
2. On the move: Bleiben Sie aktiv.
Was tun Sie, wenn ein Kunde einen Termin kurzfristig absagt? Zurück ins Büro oder lieber einen Kaffee trinken gehen? Lieber nicht. Setzen Sie einfach Ihre To-Do Liste fort. Kontaktieren Sie beispielsweise einen anderen Kunden oder vereinbaren Sie neue Termine. Ersetzen Sie Ihre ursprüngliche Aufgabe durch eine ähnliche. Das zeugt nicht nur von gutem Zeitmanagement. Sie bleiben auch gedanklich stets flexibel.
3. Auf der Siegesstrecke: Ehrgeiz kennt keine Pause.
Sie haben kürzlich einen wertvollen Deal erfolgreich abgeschlossen? Hervorragend. Hören Sie nicht auf und setzen Sie Ihre Siegesstrecke fort. Wagen Sie sich an den nächsten Kunden, noch direkt nach dem Erfolgsergebnis. Denn wir alle wissen, dass Erfolg anspornt. Und wer weiß, vielleicht ist auch der nächste Kunde ein weiterer Glückstreffer.
4. Keine privaten Ablenkungen.
Dieses berüchtigte Problem ist nahezu jedem bekannt: Man sitzt im Raum und widmet sich mit Elan der Arbeit zu – wenn doch nicht diese ständigen WhatsApp-Nachrichten in Familienchats oder Facebook-Benachrichtigungen von Freunden kommen würden. Ob nun WhatsApp, Facebook oder Instagram, halten Sie sich privaten Ablenkungen fern vom Arbeitsplatz und nutzen Sie Social Media im Vertrieb nur, wenn der Fokus ausschließlich auf dem Kunden liegt.
5. Schalten Sie Multitasking aus.
Viele Studien belegen: Multitasking ist nicht wirklich effizient, da sich Menschen nicht auf mehrere Aufgaben gleichzeitig konzentrieren können. Beim permanenten Wechsel zu neuen Aufgaben braucht unser Gehirn Zeit, um sich zu fokussieren. Erhöhen Sie die Sales Effizienz lieber durch das Gruppieren von Aufgaben.
6. Setzen Sie Automatisierungstools richtig ein
Automatisierungstools sparen dem Vertriebler Zeit ein. Doch wieso ist die Resonanz bis dato so gering? Das Problem liegt häufig nicht am Tool selbst, sondern an der Nutzungsweise. Viele Vertriebler verfügen nicht über genüg Knowhow, um Tools so zu nutzen, sodass sie zeitsparender arbeiten. Schulungen wären hierfür eine erste ideale Lösung, um Vertrieblern wesentliche Basics von CPQ, Selektoren oder CRM beizubringen.
Der Vertriebler muss sich aber bewusst werden, dass ein CPQ beispielsweise nicht nur ein bloßes Add-On oder das einfache Ersetzen einer älteren Softwarelösung ist. Seine Stärke liegt vielmehr in der außergewöhnlichen Agilität, die es dem Unternehmen gibt, um den Marktzugang zu verbessern. Im Vertrieb nutzt man ein CPQ richtig, wenn man CPQ-Vertriebsprozesse mit Customer Experience verknüpft oder um die diversen Vertriebskanäle zusammenzuführen. Ein CRM wiederum bietet diverse Funktionen an, wie etwa einen gemeinsamen Kalender, Dokumenten-Templates und E-Mail Integration. Nutzt man solche Funktionalitäten korrekt, so vereint man die Teammitarbeiter und ist stets up-to-date.
Erlernt der Vertriebler die richtige Nutzungsweise solcher Tools, so kann er nicht nur wesentlich mehr Zeit sparen, sondern hilft dabei, die Sales Effizienz entscheidend zu steigern.
Zeitmanagement Vertrieb: Wachsende Vertriebseffizienz ist die beste Investition
Gutes Zeitmanagement stellt eine wesentliche Basis für Vertriebseffizienz dar. Mangelt es an Ersteren, so wirkt sich das nicht nur negativ auf die Sales Effizienz aus, sondern auch auf den Kunden. Der Vertriebler verliert zu viel Zeit mit vertriebsinternen Prozessen, weniger Zeit bleibt also für kundenbezogene Aktivitäten übrig. Das bekommt der Kunde dann insbesondere im Gespräch mit dem Vertriebler zu spüren, der aufgrund von Zeitdruck weniger Zeit für eine intensivere Analyse des Kundenproblems aufbringen kann. Der Kunde bekommt ein vermeintlich passendes Produkt vorgeschlagen, das aber zur Lösung des Problems nicht adäquat ist. Er bleibt unzufrieden und sucht dann sein Glück unmittelbar bei der Konkurrenz.
Wie gutes Zeitmanagement Vertrieb überzeugt? Es ist wichtig, eine Kultur des „no time wasted“ zu schaffen, die das Management und die Mitarbeiter umfasst. Unterschätzen Sie niemals die Wirkung von effektiver Zeitplanung und setzen Sie es oben auf die Vertriebsagenda.
Im nächsten und letzten Beitrag unserer Miniserie „Sales Effizienz im B2B“ erfahren Sie, wie Sie Ihren Kunden positiv überraschen und Ihn langfristig so an Ihr Unternehmen binden können.
„Sales-Effizienz“ – die Miniserie
Bisher erschienen:
- Mehr mit weniger Aufwand (1/5)
- Der Fokus auf dem „richtigen Kunden“ erhöht die Vertriebseffizienz (2/5)
- Wer das Kundenproblem kennt, ist auf der sicheren Seite (3/5)
- Wie gutes Zeitmanagement Vertrieb & Kunden überzeugt (4/5)
- Wie gutes Customer Experience Ihre Vertriebseffizienz steigert (5/5)
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Seit 20 Jahren sind wir in den Bereichen Vertrieb, Marketing und Produkt-Management tätig.
Wir initiieren und begleiten Veränderungsprozesse, um diese Bereiche effizienter zu gestalten bzw. neue Business-Modelle einzuführen. Dies haben wir in den letzten Jahren zunehmend dadurch erreicht, indem wir neben Sales-Excellence-Maßnahmen neue Digitalisierungs-Prozesse eingeführt bzw. entscheidend verbessert haben.
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