Interim Management aus Sicht des Unternehmens (2/2): Interim-Management-Projekt zum Erfolg führen in 4 Schritten

Glückwunsch! Der richtige Interim Manager ist gefunden. Nun kann die Geschäftsführung sich zurücklehnen und schauen, wie sich der Erfolg einstellt… Oder etwa nicht? Sie ahnen: Das Interim-Management-Projekt braucht immer noch die Aufmerksamkeit der Entscheider:innen aus dem Top-Management. Welche 4 Schritte zum Erfolg führen, erfahren Sie hier.

Im ersten Teil Dieser zweiteiligen Serie haben wir beschrieben, welche drei Schritte notwendig sind, um einen Interim Executive zu finden. Nun ist er da. Doch was muss passieren, damit das Interim-Management-Projekt auch erfolgreich wird?

Schritt 1: Das Ankommen erleichtern

Der Interim Manager braucht den richtigen Zugang zum Unternehmen und zu den Menschen, also allen wichtigen Stakeholders für das Interim-Management-Projekt.

Im Teil 1 unserer Blogserie „Interim Management aus Sicht des Unternehmens“ ging es darum, den richtigen Interim Manager zu finden.

Klar, der Interim Manager ist Profi und darin geübt, sich selbst die Ausrüstung, Materialien und Zugänge, die er braucht, zu organisieren. Er ist nicht zu scheu und kann sich auch selbst bei den Menschen vorstellen.

Doch stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Er (oder sie) kommt an und muss erstmals zum Sekretariat pilgern, um zu eruieren, wie er sich eine E-Mail-Adresse, ein Computer und den internen Zugang zum Teams oder Intranet organisieren kann. Derweil arbeitet er am eigenen Laptop. Nach ein paar Stunden/Tagen/Wochen bekommt er einen alten Rechner zugewiesen, den er erstmal einrichten muss. Das dauert, denn der Laptop ist langsam und braucht einige Updates… Bildschirm? Kommt später, irgendwann. Und außerdem arbeitet der Interim Manager sowieso in einer Ecke des jeweiligen Meeting-Raums, der gerade frei ist. Und es fragen sich dabei alle, wer diese Person ist.

Zur Erinnerung: Ein Interim Manager arbeitet im Unternehmen (nicht von außerhalb wie ein Beratungsteam). Folgerichtig soll er alle relevanten Zugänge erhalten. Das erleichtert die ersten Tage enorm. Wie geht es denn im Idealfall?

Den Mitarbeitenden im Voraus Vorfreude machen

Die Zeit zwischen Einstellung und Ankunft eines Interim Managers ist kurz, aber trotzdem sollten sich die Menschen im Unternehmen darauf einstellen können. Mit der Kommunikation, dass ein richtiger Profi kommt und dem Unternehmen helfen wird, stellt sich Vorfreude ein.

Kurz nach Ankunft: Treffen mit allen relevanten Personen

Wichtig für die Arbeit des Interim Managers ist, dass er oder sie die Lage einschätzen kann. Der Interim Manager muss sich persönlich mit den wichtigen Menschen im Unternehmen treffen, bzw. auch extern, z.B. mit den Vertriebspartnern, wenn sie für das Interim-Management-Projekt eine Rolle spielen. Wenn das erste Kennenlernen in einem Rutsch während eines Jour fixe gemacht wird, sind die Themen verschieden und der Fokus eventuell woanders als auf dem zukünftigen Interim-Management-Projekt gerichtet.

Besser ist, wenn der Interim Manager gleich in der ersten Woche die wichtigsten Akteure für sein Projekt begegnet und unter vier Augen die Lage bespricht. Und dafür muss er den Zugang haben: Das verschafft ihm der Auftraggeber, z.B. indem er die Termine von seiner Assistenz direkt organisieren lässt.

Ausrüstung und Platz

Ob Großraumbüro, Einzelzimmer oder gar Chefbüro-Einrichtung: Was auch immer im Unternehmen üblich ist, sollte auch dem Interim Manager zur Verfügung stehen. Und natürlich gehört der Zugang zum Unternehmensnetzwerk, -Intranet und -Teams und eine Unternehmen-E-Mail-Adresse dazu.

Flexibilität ist für Interim Manager das A und O. Sie können von überall arbeiten. Aber nicht von nirgendswo. Der Interim Manager ist für einige Monate Teil des Unternehmens.

Klar kann der Interim Profi in einem Provisorium arbeiten. Doch wenn er ein guter und schneller Start einlegen soll und wenn der Auftraggeber das Maximum aus seinem Einsatz holen möchte, kann die richtige Ausrüstung für ein Unterschied in der Geschwindigkeit sorgen. Es klingt für Sie banal? Alles gut. Wir wissen aus Erfahrung, dass es nicht selbstverständlich ist.

Terminslots beim Auftraggeber: Ziele verfeinern und Roadmap definieren

Innerhalb der ersten zwei Wochen ist es sinnvoll, dass der Auftraggeber Zeit einplant, um die Ziele noch klarer zu stellen und zu verfeinern. Eine erste Version des Roadmaps für das Projekt stellt der Interim Manager nach wenig Zeit (normalerweise eine bis zwei Wochen) ebenfalls vor und darauf sollten sich er selbst und die Geschäftsführung (im Regelfall ist sie die auftraggebende Instanz) einigen.

Da sind üblicherweise ein paar Abendtermine, wo der Interim Manager seine ersten Eindrücke bespricht, hilfreich. Die Zeit dafür muss der Auftraggeber planen. Nicht, dass er beim Einstand des Interim Managers gerade seine Auslandsfilialen-Besichtigung beginnt oder gar seinen Urlaub antritt.

Schritt 2: Machen lassen… aber für Klärung bereit.

Nach ein bis zwei Wochen beginnt das Rumwirbeln. Der Interim Manager ist dazu da, neue Ideen, neue Konzepte, neue Ansätze ins Unternehmen reinzubringen. 80 bis 95% der Mitarbeitenden gefällt das sehr gut, und zwar genau denen, die das Unternehmen weiterbringen, wenn man ihnen nur die Tools in den Händen gibt.

Doch es gibt auch ein paar, die sich um ihren Status im Unternehmen sorgen. Oder die einfach gerne die Sachen weiter so lassen würden, wie sie jetzt sind, weil das „immer funktioniert hat“. Manche fürchten eventuell, dass sie durch die neue Situation zu viel Arbeit bekommen – oder überflüssig werden. Wie auch immer: Diejenige, die die Veränderung nicht gutheißen, kämpfen gewöhnlich dagegen.

Und da ist die Rolle der Geschäftsführung ausschlaggebend. Sie sollte den Interim Manager nur machen lassen – und sich aus seiner tagtäglichen Arbeit zurückziehen. Es sei denn, der Interim Manager bittet um eine Klarstellung, um eine Entscheidung, manchmal nur um eine bedeutungsvolle Geste. Da sollte die Geschäftsführung schnell reagieren. Denn der Interim Manager zieht seinen Status im Unternehmen einerseits aus seiner Expertise, andererseits aus der Rückendeckung der Geschäftsführung. Und diese kommt wiederum aus den gemeinsam definierten Zielen.

Apropos Ziele und Roadmap: Eine regelmäßige Review des Roadmap ist wichtig. Während des Projekts sind punktuelle Termine des Auftraggebers mit dem Interim Manager von Vorteil: Dabei sind weniger Jours Fixes gemeint als zielabhängige Reviews vor wichtigen Roadmapterminen. Und natürlich kann der gelegentliche gemeinsame Kaffee oder Abendessen nicht schaden.

Veränderung ist nie simpel. Aber wenn die Geschäftsführung voll hinter dem Interim-Management-Projekt steckt, dann ist Vieles möglich.

Schritt 3: Ergebnisse nachhaltig sichern und Phase out

Die Arbeit des Interim Managers ist erst erledigt, wenn er sich selbst überflüssig gemacht hat. Ein guter Interim Manager macht das meistens schnell. Die Ziele beinhalten in der Regel die nachhaltige Sicherung des Projekts: Sei es, weil die Mitarbeiter:innen, die das Projekt weiterführen sollten, jetzt dazu bereit und fähig sind, oder weil die spezifische, zeitbegrenzte Aufgabe erledigt ist.

In unserer Erfahrung ist es meistens so, dass die Geschäftsführung eine Nachfolgeaufgabe gibt: Unsere Interim-Management-Einsätze dauern oft länger als ursprünglich gedacht. Nicht, dass die Ziele nicht rechtzeitig erreicht worden sind. Sondern weil die Geschäftsführung oft ein paar in der Schublade liegenden Projekte hat, wofür der Interim Manager genau die richtige Lösung ist. Im Idealfall steht er so als Coach für die neue Projektleitung zur Verfügung und stellt parallel das weitere Projekt auf die richtigen Schienen. Das geht schnell, weil er nun alle Schraubstellen im Unternehmen kennt.

Business Sparring einfach erklärt. Aus unserem Business-Glossar.

In anderen Fällen ist mit uns regelmäßige Supervision für den Nachfolger vereinbart worden. Oft wird auch nach einem Business-Sparring mit der Unternehmensleitung nachgefragt. Denn die hat sich an die Gespräche auf Augenhöhe gewöhnt und will sie weiterhin bekommen.

Schritt 4: Erfolgreiches Interim-Management-Projekt feiern

Ist das Schritt 4? Oder ist das Schritt 3? Der Zeitpunkt variiert von Projekt zu Projekt. Aber die Idee selbst ist richtungsweisend:

Wenn das Projekt gegen Ende kommt, ist es wichtig, die Mitarbeitenden dafür zu feiern. Ideal ist, wenn ein „natürliches“ Ereignis das Ende und den Erfolg signalisiert: Zum Beispiel sind ein Produktlaunch, ein weltweites Vertriebstreffen, eine Aufsichtsratssitzung oder eine bedeutende Kundenpräsentation von vornherein geplant. Da kann sich das Team feiern, noch mit dem Interim Manager. Soll dieser „natürliche“ Punkt nicht vorhanden sein, kann man den Erfolg mit einem Team-Event und/oder einem Eintrag im internen Newsletter feiern.

So nimmt jede:r am Ende des Reiseabschnitts mit dem Interim Manager wahr, was erreicht worden ist. Das ist für die Motivation der Mitarbeiter:innen unabdingbar, weil sie unter der Leitung des Interim-Managers oft hart gearbeitet haben, auch an sich. Anerkennung für das Geleistete ist die größte Energiequelle der Mitwirkenden.

Interim-Management-Projekt: Den Erfolg ermöglichen

Die Geschäftsführung bzw. die Auftraggeber des Interimsmanager können viel dazu beitragen, dass das Interim-Management-Projekt schnell die Ziele erreicht. Ohne ihre entschlossene Unterstützung wird auch der beste Interim Manager zusätzliche Zeit brauchen, um die Widerstände, die sein Einsatz im Unternehmen hervorrufen, aus dem Weg zu räumen.

Doch diese Unterstützung kostet nicht viel Arbeit, wenn sich das Vertrauensverhältnis zwischen Interim Executive und Auftraggeber gut eingestellt hat. Der Interim-Profi weiß, wie er den Chef nur dann einbezieht, wenn seine Unterstützung unbedingt notwendig ist.

Alles in allem gewinnt der Auftraggeber beim Einsatz eines Interim Managers viel Zeit, wenn er punktuell, aber rechtzeitig, seinen Beitrag leistet.

Haben Sie Fragen? Gerne sind wir für Sie da.

Strategisch gesehen bringt der Einsatz von einem Interim Manager bei zentralen Unternehmensprojekte Vorteile. Kontaktieren Sie uns, um zu erfahren, ob auch Ihr Unternehmen von unserer Expertise profitieren kann.

Interim Management aus Sicht des Unternehmens: Zweiteilige Blogserie

• 1 – Den richtigen Interim Manager finden in 3 Schritten
• 2 – Interim-Management-Projekt zum Erfolg führen in 4 Schritten (dieser Artikel)

Über den Autor:

Uwe Brüggemann ist Geschäftsführer der BM-Experts, Interim Manager, Buchautor und Keynote-Speaker. Zu seinen Stärken zählt die Fokussierung des Vertriebs auf Kundenbedürfnisse. Seit über 20 Jahren im B2B-Management bringt er reellen Mehrwert besonders da, wo neues Denken erforderlich ist: in der digitalen Transformation, bei der Entwicklung neuer Geschäftsmodelle oder bei der erfolgreichen Einführung neuer Produkte. Bei diesen Themen brilliert, überzeugt und begeistert er – immer mit Sales Excellence im Fokus. Uwe Brüggemann ist DDIM-Mitglied und Leiter der DDIM.regionalgruppe // Berlin-Brandenburg. Mehr unter bme.digital

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BM-Experts GmbH: Den Kundennutzen steigern Gute Ideen sind wichtig, doch die Umsetzung ist entscheidend. Dank unserer Erfahrung im B2B-Vertrieb wissen wir, wie neue Business-Modelle schnell zum Kunden gebracht werden. Wir helfen Unternehmen, den Blickwinkel zu erweitern und die Strategie in Zeiten der Digitalen Transformation zukunftsfähig zu gestalten.

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